6 dicas para otimizar os gastos no escritório

6 dicas para otimizar os gastos no escritório

Não conhecer de perto os gastos do escritório pode ser um verdadeiro tiro no pé. De pequenas em pequenas despesas, pode ser que você se veja sobrecarregada pelas saídas de caixa ou impossibilitada de expandir as atividades. Para garantir a saúde do seu negócio, portanto, é preciso ter total controle sobre as finanças.

“Isso vale tanto para os momentos de crise e de instabilidade econômica, como também para os momentos de economia aquecida. Essa é a essência de uma visão estratégica de longo prazo”, explica o professor da IBE-FGV e doutor em finanças, Márcio Barros Souza. Eliminando os desperdícios, o escritório ganha em eficiência e cria condições de se consolidar no mercado.

Confira as dicas para ajudá-la a cortar os gastos desnecessários e otimizar a atividade profissional.

1) Invista na gestão financeira
Duas etapas são fundamentais para não gastar dinheiro à toa no escritório: o planejamento e o controle financeiro.

Por meio do planejamento é possível estabelecer a previsão de fluxo de caixa e visualizar com mais clareza quais gastos podem ser cortados ou reduzidos. Souza explica que a sua elaboração precisa responder a algumas questões, como: quantos clientes atenderá ou serviços prestará no mês? Quanto cobrará? Quanto gastará com aluguel, funcionários, impostos, etc.? “Não podemos nos esquecer de nada, desde os menores gastos até os mais relevantes”, explica.

O segundo ponto diz respeito ao controle financeiro, no qual a profissional registrará efetivamente todos os gastos realizados no período, categorizando-os. Essa etapa é primordial para fazer uma análise de quais áreas mais consomem recursos e onde há margem para corte.

2) Analise os seus gastos
Com o planejamento e o controle financeiro bem organizados, você poderá descobrir quais são os seus gastos mais relevantes. Souza sugere que as despesas sejam colocadas em três grupos.

Primeiro vem os gastos estruturais essenciais, ou seja, aqueles que garantem o funcionamento da empresa, como energia elétrica e salários. Depois são contabilizados os gastos estratégicos, que não são essenciais, mas impulsionam a competitividade da empresa, como propaganda, treinamentos e viagens a negócios. Por último, estão os gastos postergáveis ou descartáveis, que podem ser reduzidos ou eliminados.

“Há muito desperdício no cotidiano dos escritórios que é camuflado pela desorganização financeira. Ao organizar as finanças, as despesas desnecessárias certamente aparecem.” O ideal é que a revisão de gastos seja feita mensalmente.

3) Reveja as suas despesas bancárias
Para o professor, na maioria das vezes os gastos com tarifas bancárias tendem a ser descartáveis, por isso, é interessante negociar com o seu banco e também ver o que outras instituições têm a oferecer.

Para garantir um bom negócio, entretanto, é preciso ficar atenta a diversos fatores, como quanto você pagará de tarifas bancárias – com emissão de cheques, DOC, extratos, pacote mensal, etc. – quanto receberá de remuneração nas aplicações financeiras e qual será a taxa de juros na captação de crédito. “A análise precisa ser global, pois às vezes parece que você está ganhando nas tarifas bancárias, mas pode estar pagando uma taxa elevada de juros nos empréstimos, por exemplo.”

Além disso, é preciso considerar que o patamar de tarifas costuma ser definido pelo histórico de relacionamento entre o cliente e o banco. “Se o escritório tem um bom patamar de aplicações financeiras, por exemplo, certamente conseguirá uma melhor negociação das tarifas. Porém, se ele depende muito do banco para a captação de empréstimos, talvez tenha uma capacidade menor na negociação.”

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4) Negocie com fornecedores
Para economizar, vale negociar muito com os fornecedores de diversas categorias – de materiais de consumo a operadoras de telefonia. Vale conversar sobre preço, condições de pagamento e frete, por exemplo. Nesse caso, também é interessante fazer uma boa análise dos serviços que são essenciais para o escritório e os que podem ser reduzidos ou cortados.

5) Sempre compare preços
Um erro comum nos escritórios é a compra de produtos sem comparativo de preços. Muitas vezes por se tratar de um produto considerado “barato”, as profissionais abrem mão da pesquisa. Mas para otimizar os seus gastos é interessante procurar os melhores preços nas pequenas e grandes compras.

6) Conscientize a sua equipe
Para realmente reduzir os gastos desnecessários na empresa é fundamental contar também com a participação de toda a equipe. Nesse ponto, é interessante incentivar o combate ao desperdício cotidiano, promovendo o uso consciente de água e energia elétrica e incentivando o uso de canecas no lugar de copos plástico, por exemplo.

 

Fotos: Shutterstock

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