Cuidado ao misturar as contas da empresa com o seu bolso

Cuidado ao misturar as contas da empresa com o seu bolso

*Rodrigo Assumpção

Muitas pessoas sonham em ter seu próprio negócio, colocar suas ideias em prática, testar sua capacidade de gestão, ter flexibilidade de horário e, além de tudo, não ter mais a cobrança diária do chefe. Parece atrativo, não?

Sim, é verdade. Pensar em todos esses benefícios é tão tentador que muitos empreendedores menosprezam ou apenas não percebem os mais diversos riscos envolvidos, e esse grave descuido pode ser (e muitas vezes é) a razão do fracasso.

Além da recomendável experiência no setor que irá empreender, vários outros aspectos deverão ser bem estudados: escolher um ponto comercial, contratar mão-de-obra, pesquisar fornecedores, divulgar o produto/serviço, montar um processo de produção e entrega etc.

Muita coisa? Sim, mas ainda não é suficiente.

Mesmo que tudo isso seja feito, é indispensável que exista um bom controle financeiro para que seu projeto seja sustentável e próspero. Pesquisas apontam que o descontrole do fluxo de caixa é um dos principais motivos de falência, inclusive para empresas lucrativas.

Como pode a empresa ser lucrativa e falir? Sim, isso é mais comum do que se imagina! Um exemplo simples é a empresa que vende a prazo, mas paga seus fornecedores e custos operacionais a vista. Se não existir, desde o início das atividades, uma previsão de capital para suportar esse “desencaixe”, logo o caixa da empresa estará negativo e, invariavelmente, começará a pagar juros por empréstimos, o que pode corroer a margem de lucro do negócio.

Somam-se a isso as provisões de impostos, férias e 13º salário, as reservas para gastos eventuais, a depreciação de equipamentos e já é possível perceber o quão complexa será a correta gestão financeira, mesmo para empresas de pequeno porte.

Imagine se as contas pessoais estiverem misturadas a isso tudo, como seria?

É muito comum que profissionais liberais e empresários individuais (que não têm sócios para prestar contas) misturem as finanças da empresa com seus gastos pessoais, usando indiscriminadamente os recursos. É como se os dois “bolsos” estivessem interligados e se abastecessem sem critérios definidos, prática que cria diversos problemas.

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Se o caixa pode ser acessado a qualquer tempo para fins que não estão ligados às atividades do negócio, fica quase impossível perceber “desencaixes” na conta corrente como citamos anteriormente, ou fazer análises essenciais a qualquer projeto: qual meu custo fixo? Qual a minha margem de lucro? Quanto a empresa deveria ter em reserva financeira? Se não é possível responder a essas questões como saber, em uma negociação de preços, até onde podemos reduzir nossa margem sem ter prejuízo na operação?

Outro ponto crucial é a aderência à legislação. É preciso entender que existem duas personalidades, uma física e uma jurídica e, portanto, as empresas têm obrigações tributárias que não se confundem com as obrigações de seus sócios. Para a transferência de recursos aos sócios existem meios contábeis que precisam ser seguidos, por exemplo, via pró-labore ou distribuição de lucros. Não seguir essas regras pode acarretar em grandes problemas ao empreendedor, que não estará aderente à legislação tributária, ficando assim passível de autuações e multas que não costumam ser leves.

Ok! Mas então, como fazer na prática?

Uma dica que funciona muito bem é pensar na empresa como se existissem outros sócios (ainda que não seja o caso), porém você sendo a única pessoa a acumular também funções administrativas. Dessa forma, primeiro deve-se estabelecer qual o valor de seu pró-labore, que é o “salário” do sócio que executa funções operacionais na empresa. Este valor, além de ser compatível com a realidade do setor, deve ser suficiente para sua manutenção pessoal considerando as despesas gerais básicas com moradia, transporte, alimentação, saúde, educação e lazer. O ideal é que esse valor seja considerado como um gasto necessário ao negócio, assim como se um administrador ou gerente tivesse que ser contratado para executar tais funções. Isso permite que a empreendedora, desde o início, perceba qual deverá ser o faturamento mínimo necessário para viabilidade de seu projeto de forma a comportar seu estilo de vida pessoal.

Cabe aqui ressaltar a importância do auxílio de um profissional de contabilidade que possa avaliar e definir a melhor estratégia na divisão entre pró-labore e dividendos, já que cada modalidade tem suas regras, custos e impactos específicos.

Agora sim podemos verificar a correta geração de lucros.

De uma forma bastante simplificada, do total faturado pela empresa no período deve-se pagar os impostos e todos os custos fixos (inclusive o pró-labore) e variáveis, descontar as provisões (despesas geradas pela venda atual, mas que serão pagas no futuro como comissões sobre vendas e impostos trimestrais) e o que sobrar será a geração de lucros, que poderá ser distribuída integralmente ou parcialmente a seu(s) sócio(s).

Quantos detalhes, não é? Sim, mas são essenciais, independentemente do tamanho da empresa!

Crédito como alternativa

Quando não se tem todo o capital para fazer isso de forma estruturada, o crédito pode ser uma alternativa. Claro que sabemos que o custo de um empréstimo no Brasil é bastante elevado mas, se você conseguir ter um controle adequado, pode ser uma boa opção. É melhor contratar alguma linha de crédito programada, com parcelas que passam a compor o Fluxo de Caixa Financeiro de forma previsível, do que chegar no meio do mês e perceber que não tem recursos suficientes para honrar um compromisso, o que com certeza terá um custo maior por atraso de pagamento.
E, se isso for necessário, não tenha medo. Esse tipo de empréstimo, chamado também de crédito produtivo, é o recurso obtido com o propósito de gerar renda, trabalho e prosperidade, bem diferente de um empréstimo para comprar o produto da moda.

Use e abuse das ferramentas de controle financeiro

O mais importante é ter o controle, independente da forma. Desde a antiga caderneta de anotações, passando pela planilha no computador até os atuais e muito eficientes aplicativos, todos funcionam! Claro que os aplicativos deixam a vida mais fácil pois eles já fazem as divisões por categorias de gastos, o que ajuda muito em análises de desempenho. E existem diversas opções de aplicativos gratuitos que podem ser encontrados rapidamente na internet, vale a pesquisa!

Principalmente para quem tem menor intimidade com controles, planilhas e finanças, deixo uma frase inspiradora do escritor americano Mark Twain:

“O segredo de progredir é começar. O segredo de começar é dividir as tarefas árduas e complicadas em tarefas pequenas e fáceis de executar, e depois começar pela primeira”

Rodrigo Assumpção, CFP® é planejador financeiro pessoal e possui a certificação CFP® (Certified Financial Planner), concedida pela Planejar – Associação Brasileira de Planejadores Financeiros. Email: rodrigo.assumpcao@ethosinvestimentos.com.br

As respostas refletem as opiniões do autor, e não do Finanças Femininas ou da Planejar. O site e a Planejar não se responsabilizam pelas informações acima ou por prejuízos de qualquer natureza em decorrência do uso destas informações.

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Fotos: Shutterstock

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